Organisatie Albatros

Bestuur
- Voorzitter
- Secretaris
- Penningmeester
- bestuurslid externe betrekkingen
- bestuurslid jeugdzaken
- bestuurslid technische zaken
Ondersteunende functie
- Kascommissie
- Vertrouwenscontactpersoon (VCP)
Commissie
- Technische Commissie
- Beachcommissie
- Jeugdcommissie
- Materiaal Commissie

Functieprofiel voorzitter

Het leiden van een groep is eerder een kwestie van organiseren dan het hebben van speciale eigenschappen. Uiteindelijk is leiderschap de kunst alle mogelijkheden die in de mensen zitten zo goed mogelijk te gebruiken. Leidinggeven betekent niet dat je altijd alles voor een groep moet doen. Het kan ook zijn dat je je op de achtergrond moet houden om de groep zelf te laten werken.

De voorzitter is eerder de spin in het web dan de baas van de organisatie

Coördineren en leiding geven De voorzitter is in de eerste plaats coördinator en stemt de activiteiten binnen de organisatie op elkaar af.
Inspireren De voorzitter inspireert zijn bestuursleden, hij is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.
Samenwerken en delegeren De voorzitter delegeert en draagt taken over en stimuleert samenwerking.
Bemiddelen Een belangrijke taak van de voorzitter is om de verschillende partijen op één lijn te krijgen.
Communiceren Goed kijken en luisteren zijn onlosmakelijk verbonden met voorzitterschap.
Representatie De voorzitter is de spreekbuis van het bestuur naar de leden en vrijwilligers van de club.
Vergaderen Het leiden van een bespreking en de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming ligt bij de voorzitter

Functieprofiel van de secretaris

Allereerst is het natuurlijk van belang dat de secretaris binding voelt met de organisatie. Daarnaast zijn er bepaalde eigenschappen en vaardigheden die bij de functie van secretaris goed van pas komen. Als u plezier heeft in ‘pen en papier’ , redelijk ordelijk bent en als u het leuk vindt om als spin in een informatieweb te fungeren is een secretarisfunctie is voor u.

De secretarisfunctie is een van de bestuurlijke pijlers van een organisatie. De secretaris wordt wel gekarakteriseerd als ‘het ‘geheugen’ van de organisatie. Hij/zij is verantwoordelijk voor het verzamelen, ordenen en op een toegankelijke wijze opbergen van informatie. Bepaalde werkzaamheden, bijvoorbeeld het notuleren, kunnen worden uitbesteed. De secretaris blijft echter wel de eindverantwoordelijkheid houden.

De secretaris heeft een drietal hoofdtaken:

het bijhouden van de leden/vrijwilligersadministratie
het voorbereiden van vergaderingen, in overleg met de voorzitter; de verslaglegging en beantwoording van ingekomen post
het in de gaten houden van de bestuurlijke regels

Functieprofiel penningmeester

De penningmeester past op de centen en zoekt de financiële middelen. Hij/zij vertaalt beleid in geld. De penningmeester heeft een zestal taken:

het financiële beheer voeren:
- het doen van de boekhouding
- het opstellen van een financieel jaarverslag
- het bijhouden van een archief
het afhandelen van de dagelijkse financiële zakenhet jaarlijks opstellen van de begroting
het bewaken van de begroting
het (doen laten) werven van financiële middelen:
- subsidies
- fondsen
- donateurs
- sponsors
- contributies
- deelnemersbijdragen
- acties
zorgdragen voor onkosten- en vrijwilligersvergoedingen
het regelen van fiscale, juridische zaken en verzekeringen

De penningmeester kan bepaalde taken delegeren aan andere bestuursleden / vrijwilligers, bijvoorbeeld fondsen en sponsoren werven. Als er geld voor is kunnen bepaalde taken aan betaalde krachten worden besteed, bijvoorbeeld het opstellen van het financieel verslag. De penningmeester blijft wel zelf verantwoordelijk.

Taakomschrijving van het bestuurslid externe betrekkingen

Albatros heeft nogal wat lijntjes met organisaties die ons faciliteren zoals verhuurders en sportbonden. Voor deze partijen is het vaak handig om één aanspreekpunt te hebben. Het bestuurslid externe betrekkingen onderhoudt die contacten.

Het bestuurslid externe betrekkingen heeft de volgende taken:

Onderhoud de contacten met verhuurders op operationele basis
Onderhoud het contact met de bond over bestuurlijke wijzigingen
Onderhoud het contact met de bond over het wedstrijdschema en de scheidsrechters
Bemiddelt in conflicten met externe partijen

Taakomschrijving Bestuurslid Technische zaken

Het bestuurslid technische zaken is vooral iemand die de inhoud van het volleybal belangrijk vindt. Hij/zij verdiept zich in de techniek en de nieuwe ontwikkelingen. Hij/zij vindt het leuk om te sparren over de noodzaak

Is verantwoordelijk voor de teamindeling van de seniorenteams
Is verantwoordelijk voor de aanstelling van trainers voor seniorenteams
Organiseert het trainingsschema voor de seniorenteams
Maakt en bewaakt een technisch beleidsplan
Is verantwoordelijk voor het functioneren van de technische commissie(s)
Organiseert clinics, workshops om kennis te delen
Peilt de scholingsbehoefte

Taakomschrijving van het bestuurslid jeugdzaken

Allereerst is het natuurlijk van belang dat het bestuurslid jeugdzaken affiniteit heeft met het zo goed mogelijk organiseren van het jeugdvolleybal. Dat geldt voor de technische kant maar vooral organisatorische kant. Het bestuurslid jeugdzaken is een organisator zoals de voorzitter dat is voor de hele vereniging en heeft kennis van de diverse aspecten van het jeugdvolleybal (plezier, progressie en prestatie).

De taken van het bestuurslid jeugdzaken bestaan uit

Stuurt de jeugdcie aan vertegenwoordigt de jeugdcie in het bestuur en
Maakt het jeugdverslag voor de ALV
Schrijft en bewaakt het beleidsplan voor de jeugd
Bewaakt de leerlijn voor de jeugd
Levert prognoses aan de penningmeester over het aantal spelers en teams en de daarbij behorende kosten
Organiseert activiteiten zoals het familie- en vriendjestoernooi, een jeugdkamp
Regelt de inschrijving voor vertegenwoordigende jeugdtoernooien
Vertegenwoordigt de vereniging in regionale overleggen over jeugd
Is medeverantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van beleid voor een veilig sportklimaat

De kascommissie

Binnen elke rechtspersoon stelt een kascommissie vast of de penningmeester het beheer van de financiën op een verantwoorde wijze heeft uitgevoerd. De kascommissie is het controleorgaan in de organisatie en geeft na controle haar goedkeuring over het gevoerde financiële beleid. De kascommissieleden worden elk jaar opnieuw aangesteld.

De Vertrouwenspersoon (VCP)

Onze vertrouwenscontactpersoon is het aanspreekpunt voor meldingen rondom (on) veilig gedrag zoals seksuele intimidatie of pesterijen. Daarnaast bewaakt de VCP het aanleveren van een Verklaring omtrent gedrag (VOG) door trainers en coaches van jeugdteams. Kernkwaliteiten zijn onpartijdigheid, een luisterend oor en integriteit.

De technische commissie (TC)

Elk jaar dienen de teamindelingen opnieuw gedaan te worden en zal de instroom en uitstroom van spelers leiden tot gewijzigde samenstellingen. Daartoe heeft Albatros twee technische commissies in het leven geroepen. Eén voor de heren en één voor de dames.

De taken van de TC bestaan uit:

Het samenstellen van de teams i.s.m. trainers en coaches
Nieuwe spelers en speelsters welkom heten
Contact onderhouden met coaches en trainers
Vertalen van het technisch beleidsplan naar de teamsamenstelling
Beoordelen van de progressie van spelers en speelsters
Het bestuurslid TC adviseren over het technisch beleidsplan

De jeugdcommissie (JC)

De jeugdcommissie (JC) ondersteunt het bestuurslid jeugdzaken. De JC bestaat in ieder geval uit een secretaris jeugd die de in- en uitschrijvingen van de jeugdleden voor zijn/haar rekening neemt.

De taken van de JC bestaan uit

Het bijhouden van de leden/vrijwilligersadministratie voor jeugdleden
Bewaken en verbeteren van het jeugdbeleidsplan
Bewaakt de leerlijn voor de jeugd
Organiseert activiteiten zoals het familie- en vriendjestoernooi, een jeugdkamp
Regelt de inschrijving voor vertegenwoordigende jeugdtoernooien
Is medeverantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren en bewaken van beleid voor een veilig sportklimaat

De beachcommissie (BC)

De beachcommissie (BC) regelt de activiteiten die nodig zijn voor beachvolleybal. Gezien het feit dat dit meestal maar enige maanden per jaar plaatsvindt is er nog wat discussie of er vertegenwoordiging op bestuursniveau noodzakelijk is.

De taken van de BC bestaan uit